максимально детально и без эмоций, просто по фактам, что поездка была, но в другие даты.
отдельно сошлитесь на неудобный интерфейс из-за которого произошла ошибка, укажите, что отмену запросили в первую же минуту, укажите, что не подтверждали свою транзакцию смс-верификацией, приложите всю переписку с отелем.
у меня был похожий случай: отель был куплен за 9 месяцев до предполагаемой даты, по ошибке (на вебсайте), тут же запросил отмену, отель отказал, букинг отказал, сославшись на то что мне нужно решать свои вопросы с отелем.
маялся, писал письма, получал игнорирование от них всех, и за месяц до отъезда (а бабки то списали на след. день после брони), оформил чарджбек, благо у меня в банке все делается через вебморду, куда можно приложить заявление.
в течении двух недель со мной связались, сказали что запросили возврат у отеля.
через две недели связались и спросили вернули ли деньги, деньги ожидаемо отель не вернул, банк извинился и сказал что ждите два месяца, стартуем чарджбек. через два месяца деньги упали на карту.
отель кстати был тоже американский.
обязательно укажите как аргумент, что не согласовывали эту транзакцию отелю, не давали подтверждения смс верификацией. т.к. отель такие платежи проводит в ручном режиме (ручками вводят ваши данные, которые сливает им агрегатор (!!!)), это также является одним из основных аргументов о несанкционированном списании средств.